Pasos para llevar reunión de negocios exitosos

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Las reuniones de negocios son una constante en el mundo empresarial, su propósito es cerrar acuerdos entre las partes interesadas, formular propuestas comerciales.

Las reuniones de negocios son una constante en el mundo empresarial, su propósito es cerrar acuerdos entre las partes interesadas, formular propuestas comerciales, explorar oportunidades y realizar un acercamiento con posibles clientes, socios o crear alianzas estratégicas.

Los negocios se hacen entre las personas y aunque durante el último año es un espacio que está marcado por la virtualidad, se trata de un encuentro en el cual se exponen las características del servicio o el producto, las ventajas competitivas y el por qué puede ser conveniente para las dos partes establecer una relación comercial, lo que representa un momento decisivo para el futuro de un negocio. El poder que tienen las palabras, la forma como seamos capaces de abordar la conversación, los argumentos que presentamos, el respaldo en los números y el modelo de servicio serán nuestros grandes aliados.      


El valor de estos encuentros representa una gran oportunidad para una región como Latinoamérica, donde la mayoría de las empresas son Pymes y emprendimientos que buscan además de tener nuevos clientes, crear alianzas, conseguir fondos de inversión y llegar a nuevas audiencias. Las sesiones de negocios y estratégicas resultan ser un gran pilar para el fortalecimiento de estas estructuras. 

Para el caso de México, la columna vertebral de la economía se concentra en las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas, en donde existen cerca de 4.2 millones de negocios; las cuales aportan el 52% del Producto Interno Bruto (PIB) y generan el 70% del empleo formal en el país, según informó el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI). 

Algunas de estas reuniones se dan en un marco formal y estructurado; otras pueden ocurrir espontáneamente, en medio de una conversación informal o un café espontáneo. Sin embargo, y ante la oportunidad que constituyen estas recomendaciones deberían servir como modelo eficaz para hacer efectivos este tipo de encuentros:

1. Planear, planear, y planear: Organizar es lo primero que se debe tener en cuenta. Solemos pensar que como se trata de una exposición de nuestro negocio y de lo que ofrecemos siempre estamos preparados para llevarla a cabo; pero esto no es del todo cierto. Cada cliente es diferente; antes de iniciar una conversación debemos preparar la información y los insumos que vamos a necesitar, para luego tener toda a la mano y muy claro en nuestra mente, sólo así podremos expresar de manera precisa nuestros atributos y valores de marca. 

2. Mensaje claro: Una reunión exitosa es en la que se puede vender una idea. Sin importar el tipo de empresa o actividad económica, lo esencial es transmitir el mensaje de forma clara, convincente y que despierte el interés en la contraparte. Durante el encuentro es fundamental mantener la conversación enfocada y evitar factores que puedan distraer el propósito del encuentro. Necesitamos aprender a vender nuestro negocio, que realmente constituya una solución integral, en donde se vean reflejados de manera clara los beneficios que ofrecemos, los precios y los márgenes. Los números que acompañan una oferta tiene que estar claros en la mente del emprendedor, al igual que los límites de hasta dónde se puede ceder. No es momento para la especulación, entre más concretos seamos mucho mejor.

3. Entender las necesidades: Este tipo de reuniones no son un monólogo, por lo que la necesidad de escuchar atentamente a la otra persona y sus expectativas es vital. Resulta una buena recomendación anotar lo más importante que el cliente o posible aliado nos comenta. Esta actitud muestra respeto por la otra persona y nos ayudará enormemente al momento de presentar una propuesta formal.

4. Preguntar: Todo aquello que no esté claro se debe consultar, este tipo de encuentros son fundamentales para aclarar las inquietudes; bien sea desde la oferta, los números, el alcance o lo que está esperando de nosotros. Es posible que algunos aspectos no son explicados en profundidad y que se pasan por alto, pero estas omisiones afectan los números finales del negocio, así dejar pasar de largo este espacio para contrapreguntar es perder un momento directo para aclarar cualquier duda.    

5. Definir compromisos: Al terminar la reunión deben quedar claras las tareas a realizar, bien puede ser la entrega de una propuesta o para evaluar algunos de los requerimientos. Difícilmente los negocios se concretan con una sola reunión, por lo que dar continuidad a los compromisos es fundamental para hacer efectivas algunas de las posibilidades que quedaron expuestas sobre la mesa.     

6. Empatía: Está claro que este término se convirtió en una invitación para sensibilizarnos y entender a las otras personas y su realidad de manera particular en el último año y como parte de las consecuencias que trajo la pandemia a las personas, los emprendimientos y la economía global. Entender y visibilizar la contraparte es determinante para causar un resultado positivo; acá la invitación es que sepamos muy bien con quien estamos hablando, como se llama, qué cargo ocupa. Miremos a la persona a los ojos, incluso si este encuentro se realiza de manera virtual. Las buenas formas, el respeto y la humildad no son definidas por el formato en el que se realice el encuentro.

El término negocio debe su etimología al latín ‘negotium’, es decir una negación del ocio, por su parte, La Real Academia Española (RAE), complementa esta definición como una forma de ocupación mediante la actividad que realizan las personas con fines de lucro. Hacer negocios en un todo arte y sin duda una de las mayores posibilidades que tiene la industria para mostrar las habilidades, el valor del emprendimiento y las destrezas personales son estos encuentros, en este momento se concentra todas estas características y sin duda, constituye la gran oportunidad para hacer crecer y potenciar los emprendimientos y mostrar estas grandes habilidades que nos definen como seres humanos. 

Por James Hernández, presidente y cofundador de Trust Corporate.

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